سقف مبلغ در تأیید خرید: چطور تعیین کنیم؟
اگر هر خریدی، حتی خرید دو بسته کاغذ، باید به تأیید مدیرعامل برسد، دو اتفاق می‌افتد: مدیر زیر بار درخواست‌های کوچک می‌ماند و خریدهای مهم دیر تأیید می‌شوند. اگر هم هیچ سقفی نباشد، خرج‌ها از کنترل خارج می‌شود. جواب، مسیر تأیید بر اساس مبلغ است.
ایدهٔ اصلی
مبلغ هر خرید تعیین می‌کند چه کسانی باید آن را ببینند:
- مبلغ کم: فقط یک تأییدکننده (مثلاً سرپرست یا مدیر واحد)
- مبلغ متوسط: مدیر واحد و بعد مدیر مالی یا مدیر فنی
- مبلغ بالا: تا مدیرعامل
عددها را باید خودتان بر اساس اندازهٔ شرکت تعیین کنید. اینجا عدد پیشنهاد نمی‌دهیم، چون برای یک کارگاه کوچک و یک کارخانه بزرگ کاملاً متفاوت است.
چطور سقف‌ها را پیدا کنیم؟
- فهرست خریدهای سه ماه اخیر را مرور کنید و آن‌ها را از کم به زیاد مرتب کنید.
- ببینید بیشتر خریدها در چه بازه‌ای هستند. معمولاً اکثر خریدها کوچک‌اند و تعداد کمی خرید بزرگ دارید.
- سقف پایین را طوری بگذارید که حدود ۷۰ تا ۸۰ درصد خریدها بدون درگیر کردن مدیر ارشد تمام شوند.
- خریدهای بزرگ‌تر را به مسیر چندمرحله‌ای ببرید.
چند قاعدهٔ تکمیلی
- تقسیم خرید ممنوع: یک خرید بزرگ را نباید به چند خرید کوچک شکست تا از سقف رد شود. مبلغ باید برای کل سفارش حساب شود.
- جایگزین برای غیبت: اگر تأییدکننده مسافرت است، مسیر نباید متوقف شود. جانشین مشخص کنید.
- بازبینی دوره‌ای: هر چند ماه یک‌بار سقف‌ها را با واقعیت مقایسه کنید.
تأیید سریع برای خریدهای کوچک
برای خریدهای کوچک و پرتکرار، می‌شود به یک نفر اختیار «تأیید سریع» تا سقف مشخص داد تا هر روز چند درخواست کوچک مسیر طولانی را طی نکنند. این کار هم کنترل را حفظ می‌کند و هم سرعت را.
