مسئول و موعد برای هر مرحله؛ پایهٔ پروژهٔ بی‌تأخیر
اگر از مدیران پروژه بپرسید چرا پروژه دیر شد، جواب‌ها شبیه هم است: «منتظر بودیم فلانی کارش را تمام کند» یا «فکر می‌کردم این کار را فلان نفر انجام می‌دهد». ریشهٔ بیشتر تأخیرها نه سختی فنی کار، بلکه نامعلوم بودن مسئول و نبودن موعد است.
قاعدهٔ سادهٔ «یک مرحله، یک مسئول، یک موعد»
برای هر مرحلهٔ پروژه سه چیز مشخص کنید:
- مسئول: یک نفر (یا یک جایگاه مثل «واحد خرید»)، نه «تیم فنی».
- موعد: یک تاریخ مشخص، نه «تا آخر ماه».
- خروجی: چه چیزی را تحویل می‌دهد تا مرحله تمام شده حساب شود.
چرا «تیم» مسئول نیست؟
وقتی کاری به یک گروه سپرده می‌شود، هر عضو فکر می‌کند دیگری پیگیر است. مسئولیتِ مشترک، در عمل یعنی مسئولیتِ هیچ‌کس. حتی اگر چند نفر روی یک مرحله کار می‌کنند، یک نفر باید پاسخگو باشد.
دست‌به‌دست شدن خودکار
یکی از اتلاف‌های رایج، فاصلهٔ بین پایان یک مرحله و خبردار شدن نفر بعدی است. وقتی مسئول یک مرحله کارش را تمام می‌کند، نفر بعدی باید همان لحظه خبردار شود. این فاصله اگر فقط یک روز باشد، در پروژه‌ای با ده مرحله ده روز تأخیر می‌سازد.
یادآوری قبل از دیر شدن
یادآوری بعد از گذشتن موعد دیر است. بهتر است چند نوبت یادآوری داشته باشید: دو روز مانده به موعد، روز موعد و بعد از موعد. هر یادآوری به مسئول مرحله و در صورت تأخیر به مدیر پروژه برود.
پیش‌بینی تحویل
وقتی همهٔ مرحله‌ها موعد دارند، می‌توان تاریخ تحویل نهایی را حساب کرد. اگر یک مرحله دیر شود، پیش‌بینی خودکار عوض می‌شود و مدیر پروژه زودتر از مشتری می‌فهمد که باید تصمیمی بگیرد.
